Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais dos colaboradores busca esclarecer sobre como o tratamento de dados pessoais de nossos colaboradores é realizado. Esta Política é suplementar a Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados, prevalecendo os entendimentos desta Política, no que se manifestar divergente. É considerável que nossos colaboradores compreendam como adotamos medidas de proteção à privacidade dos colaboradores e terceiros. Por isso, recomendamos a leitura desta Política bem como de outros instrumentos relacionados ao tema, para melhor entender quais são seus direitos e deveres quando falamos de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais em nossa organização. Quaisquer dúvidas relacionadas a esta Política, solicitamos que entre em contato com o nosso Encarregado de Dados através dos canais indicados.
Para melhor compreensão, seguem algumas definições relativas a expressões reiteradamente utilizadas: • Dado Pessoal: qualquer informação relacionada a uma pessoa física, identificada ou identificável;
• Colaborador: pessoa física que estabelece contrato de trabalho, estágio ou de prestação de serviço conosco;
• Dado Pessoal Sensível: é o dado pessoal que se refere à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, à saúde ou à vida sexual, ou, ainda, à identificação genética ou biométrica;
• Tratamento: qualquer operação efetuada com dado pessoal, tal como a que se refere a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
QUAIS SÃO OS DADOS TRATADOS? Durante a prestão de nossos serviços, todos os agentes da nossa organização, realizam algum tratamento de dados pessoais dos mais diversos tipos, incluindo, mas não se limitando, de clientes, fornecedores, terceiros e de nossos próprios colaboradores. Por isso, em razão da multiplicidade dos dados tratados, é necessário partir do princípio que existem diversos processos e situações em que esses dados pessoais são tratados, tanto em formato eletrônico e em formato escrito.
Algumas categorias de dados pessoais de nossos colaboradores são mais usuais, as quais relacionamos:
• Dado de recrutamento, como: currículo, extratos de consultas a dados públicos, formulário de candidato, avaliações, anotações em entrevistas, antecedentes profissionais e pessoais autorizados em lei, referências, graduação escolar, certificações.
• Dados fornecidos pelo colaborador por ocasião do processo de contratação, incluindo aqueles constantes em formulários e cópias digitais de documentos apresentados.
• Dados financeiros, como: remuneração, benefícios, planos de aposentadoria privada, contas bancárias, tributos e encargos recolhidos, informações societárias, dados previdenciários, despesas, pensões e descontos.
• Informações sobre carreira e atividades desempenhadas, como: controles de jornada, avaliações de desenvolvimento e promoção, treinamentos e capacitações, infrações e penalidades, registro de atividades, faltas e atrasos, relatórios de acidentes, prontuário médico, registros sindicais, participações em comissões internas.
• Dados de segurança e registros de operações realizadas na constância do trabalho, como: localização de trabalho, registros de equipamentos utilizados, registros de operações em softwares (logs) e equipamentos, imagens e sons de circuitos internos, áudios e vídeos produzidos, dados biométricos para acesso e identificação.
• Fotos para ficha de registro de empregado, dados de imagens coletadas em eventos, seminários, treinamentos, workshops.
Os demais dados dependem da peculiaridade de cada colaborador e de suas atividades em nossa organização. Nessa hipótese, há a possibilidade de o colaborador solicitar uma relação de quais dados pessoais são tratados, através do canal de comunicação determinado para isto.
PARA QUAIS FINALIDADES OCORREM O TRATAMENTO DOS SEUS DADOS PESSOAIS? Possuímos o compromisso de zelar pela garantia dos direitos dos titulares de dados pessoais, oferecendo segurança e privacidade. Da mesma forma, esperamos o mesmo comprometimento por parte dos nossos colaboradores. Atendemos exclusivamente aos fins propostos e indicados nesta Política para o tratamento de dados pessoais, como a coleta do mínimo de dados pessoais possíveis para manter a relação contratual existente, observando os limites de necessidade, bem como o cumprimento das obrigações legais ou regulamentares do efetivo exercício de nossas atividades.
Existem alguns casos de tratamento de dados pessoais em que o consentimento do colaborador é condicional para realizar o respectivo tratamento, oportunidade em que solicitaremos a sua autorização para realizar o respectivo tratamento de dados. As finalidades normalmente previstas para o tratamento de dados pessoais dos colaboradores são: • Recrutamento e seleção;
• Cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e contábeis;
• Cumprimento de obrigações de medicina do trabalho;
• Instrução de processos judiciais, administrativos e disciplinares;
• Gestão de plano de cargos, carreira e salários;
• Gestão de benefícios auferidos, seguros e convênios;
• Processos motivacionais;
• Participação de colaboradores em capacitações, treinamentos e eventos;
• Processos comerciais, de comunicação e endomarketing;
• Viabilização de operações financeiras;
• Operacionalização de pagamentos;
• Controle de horário e assiduidade;
• Controle de acessos;
• Gestão financeira e administrativa;
• Verificação da situação financeira e documental;
• Due diligences executadas por terceiros;
• Informações para clientes contratantes sobre empregado executor do serviço;
• Segurança, incluindo Tecnologia da Informação, biometria e captura e gravação de imagens e áudios;
• Comunicação corporativa e externa.
Quando necessário, para os legítimos interesses de ambas as partes, também tratamos os dados pessoais de membros da família dos colaboradores, dentro dos limites mínimos necessários de obrigações legais ou regulamentares.
CONSENTIMENTO – TRATAMENTO DE MENORES (DEPENDENTES) O colaborador, na condição de representante legal de seus dependentes, sendo estes, crianças e adolescentes menores de 18 (dezoito) anos, consente através de sua manifestação livre e informada no aditivo ao contrato de trabalho assinado com a Empregadora, a coleta e tratamento de seus dados, bem como, autoriza o uso por terceiros, para cumprimento da obrigação legal ou regulatória ou para a execução da relação contratual mantida conosco, os quais serão coletados para as seguintes finalidades:
Existem alguns casos de tratamento de dados pessoais em que o consentimento do colaborador é condicional para realizar o respectivo tratamento, oportunidade em que solicitaremos a sua autorização para realizar o respectivo tratamento de dados. As finalidades normalmente previstas para o tratamento de dados pessoais dos colaboradores são: • Gestão de benefícios auferidos, seguros e convênios;
• Processos motivacionais;
• Processos comerciais, de comunicação e endomarketing;
• Gestão financeira e administrativa;
• Auditorias e consultorias;
• Verificação da situação documental;
• Captura e gravação de imagens e áudios;
• Comunicação corporativa e externa;
• Programas de socialização.
O consentimento fornecido pelo colaborador poderá ser revogado a qualquer momento, circunstância em que a suspenção do tratamento de determinados dados pessoais do colaborador e/ou de seus dependentes poderão refletir em alterações ou na extinção de práticas e benefícios que necessitam do consentimento prévio. As finalidades, os pressupostos legais, as regras aplicáveis e a relação mantida conosco podem mudar de acordo com o desenvolvimento das atividades realizadas pelos colaboradores. Para cientificar os mesmos sobre as mudanças, manteremos corriqueiramente atualizada esta Política. Sob nenhuma circunstância, realizaremos o tratamento de dados para qualquer propósito discriminatório, ilegal ou abusivo.
POR QUANTO TEMPO MANTEMOS OS DADOS PESSOAIS DO COLABORADOR? Buscamos manter os dados pessoais no menor tempo necessário, em atendimento ao cumprimento de obrigações legais e regulamentares, levando em consideração as finalidades existentes.
Possuímos prazos distintos para o tratamento destas informações, conforme determinadas características e aplicações.
Os dados processados através de consentimento serão retidos até que o titular emita um aviso final de revogação, a menos que o tratamento seja necessário através de outra forma definida em lei ou no próprio termo de consentimento.
No procedimento em que ocorre o compartilhamento de dados pessoais, comunicaremos aos agentes destinatários a necessidade de excluí-los, conforme previsto na legislação.
Caso haja alguma dúvida sobre o período de tratamento de algum dado específico, os colaboradores podem levar suas dúvidas ao nosso Encarregado de Dados, através dos contatos especificados nesta Política.
COM QUEM COMPARTILHAMOS SEUS DADOS Além de compartilhar seus dados para cumprir certos requisitos legais, também podemos compartilhar dados pessoais com terceiros que nos prestam serviços. Essas transferências envolvem apenas empresas parceiras que comprovaram conformidade com os procedimentos e com as leis de proteção de dados.
Só podemos compartilhar os respectivos dados pessoais depois de determinarmos que o destinatário tomou as medidas de proteção de dados adequadas de acordo com os regulamentos atuais.
Para conhecimento, informamos a seguir as situações em que ocorre o compartilhamento de dados com terceiros, considerando sempre a necessidade, a transparência e a segurança de tais operações.
Enviamos dados pessoais dos colaboradores, para:
• Empresas de auditoria externa, para conferência e certificação de conformidade;
• Bancos e cooperativas de crédito, para a execução de transações financeiras, como recebimentos e reembolsos;
• Receita Federal;
• Escritórios que prestam serviços contábeis;
• Órgãos oficiais do Governo brasileiro para coleta de dados estatísticos e para processamento de informações fiscais e trabalhistas, como por exemplo, CAGED, INSS, FGTS, eSocial;
• Empresas privadas de gestão de benefícios (plano de saúde, plano odontológico, farmácias, cartões de benefícios – refeição, alimentação, transporte, etc.).
A PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS Buscamos a constante melhoria de nossa segurança e processamento de dados, de modo a prevenir acessos não autorizados, situações acidentais ou ilegais. Temos a obrigação e a responsabilidade de seguir estritamente as leis e regulamentos que envolvem os nossos procedimentos, mantendo padrões de boas práticas de governança de privacidade e proteção de dados pessoais, comprovando a adoção e eficácia de nossas medidas que se adequam à legislação de proteção de dados pessoais, contratos e políticas.
Se desejar mais informações sobre nossas práticas de proteção de dados, nos envie uma solicitação através dos canais de comunicação disponíveis.
TRATAMENTO DE DADOS DE TERCEIROS PELO COLABORADOR É imprescindível que, durante a execução de suas atividades, os colaboradores estejam cientes de que não devem divulgar a terceiros quaisquer dados pessoais ou corporativos, bem como, relatar sobre sua existência e as condições que envolvam o seu tratamento, não devendo ainda os utilizar para fins diferentes dos indicados e instruídos por nós.
Cabe a cada colaborador atuar com responsabilidade ao desenvolver suas atribuições, principalmente ao tratar dados pessoais, garantindo a sua boa utilização, integridade, confidencialidade e disponibilidade, respeitando as finalidades fixadas pela entidade e em conformidade com as disposições sobre privacidade e proteção de dados pessoais.
Consideramos importante a privacidade e proteção de dados pessoais, sendo que eventual descumprimento dos deveres previstos poderá implicar na adoção de medidas disciplinares ou judiciais, advertências, suspensões, demissão sem justa causa, ou até mesmo demissão com justa causa, conforme o caso.
DIREITOS DO COLABORADOR COMO TITULAR DOS DADOS O colaborador, observados os eventuais impedimentos legais ou segredos comerciais de nossa organização, tem o direito de requisitar, a qualquer momento:
• Confirmação da existência de tratamento de dados pessoais de sua titularidade;
• Acesso aos dados pessoais de sua titularidade;
• Correção de dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados pessoais que sejam considerados desnecessários ou excessivos, observando-se a legislação vigente;
• Portabilidade dos dados pessoais, observados os segredos comerciais e de negócio eventualmente envolvidos e de acordo com a regulamentação vigente;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, conservando-se aqueles anonimizados ou necessários ao cumprimento de obrigação legal ou transferência a terceiro, conforme previsto pela legislação;
• Informação das entidades públicas e privadas com as quais realizamos o uso compartilhado dos seus dados pessoais;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento para tratamento de algum dado pessoal que necessite do mesmo, bem como sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento anteriormente fornecido para tratamento dos seus dados pessoais.
CANAL DE COMUNICAÇÃO Disponibilizamos um canal de atendimento ao colaborador para que este possa esclarecer eventuais dúvidas, enviar requisições ou mesmo reclamações sobre o uso dos seus dados pessoais e/ou de seus dependentes.
Encarregado em Proteção de Dados: EDUARDO QUIZZINI
Contato através do e-mail: dpo@kidy.com.br
As comunicações realizadas entre o colaborador e o Encarregado através dos meios de contato cadastrados serão consideradas verdadeiras entre as partes, como legítimos instrumentos válidos para manifestação de suas vontades.
Caso seja necessário fazer a coleta de dados pessoais do colaborador pelo canal de comunicação, tais dados serão tratados exclusivamente para o atendimento das manifestações do colaborador, no legítimo interesse das partes. Os dados do atendimento serão armazenados por tempo indeterminado, sem acesso pelos usuários da corporação, salvo na necessidade de consulta para demandas decorrentes do próprio atendimento realizado.
SOBRE A POLÍTICA DE PRIVACIDADE DOS COLABORADORES Esta Política visa fornecer aos leitores informações claras e objetivas. No entanto, se você ainda tiver dúvidas ou reclamações sobre este texto ou sobre como lidamos com os dados, entre em contato com o Encarregado em Proteção de Dados para solucionar suas necessidades.
Continuaremos a revisar e atualizar esta Política com base na dinâmica dos processos existentes, fazendo ajustes necessários, com vistas sempre a proteção da privacidade dos titulares de dados pessoais e a garantia do uso legal de suas informações, sendo que eventual revisão será devidamente publicada nas plataformas da empresa, para conhecimento do colaborador.
A presente versão desta Política de Privacidade e Proteção de Dados dos Colaboradores foi publicada em 26 de Janeiro de 2023, iniciando sua vigência a partir desta data.
- GRUPO KIDY COMPANY.
